Hướng dẫn sử dụng EzTax Hóa đơn

1. Giới thiệu

EzTax Hóa đơn thay Anh/Chị đăng nhập cổng hoadondientu.gdt.gov.vn, tra cứu và tải danh sách hóa đơn (kèm chi tiết hàng hóa, file XML gốc) về máy, rồi lập file Excel đã sắp xếp, có sẵn bộ lọc và đánh dấu các hóa đơn cần chú ý (bị thay thế, bị hủy, điều chỉnh).

Ứng dụng lấy được cả hai loại hóa đơn trên cổng: Hóa đơn điện tử và Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền.

Cần chuẩn bị

• Máy tính Windows 10 hoặc 11, có kết nối Internet.
• Trình duyệt Microsoft Edge (Windows có sẵn) hoặc Google Chrome. Ứng dụng dùng trình duyệt này để làm việc với cổng thuế.
• Tài khoản đăng nhập hoadondientu.gdt.gov.vn của doanh nghiệp (mã số thuế và mật khẩu).

2. Cài đặt và cập nhật

1. Tải bộ cài EzHoaDon-Setup-x.y.z.exe tại eztax.com.vn/ezhoadon.
2. Chạy file vừa tải, bấm Next đến khi xong. Không cần quyền quản trị (Administrator). Nếu Windows hiện "Windows protected your PC", bấm More info rồi Run anyway.
3. Mở ứng dụng từ biểu tượng EzTax Hóa đơn trên màn hình hoặc menu Start.

Cập nhật phiên bản mới

Mỗi lần mở, ứng dụng tự kiểm tra phiên bản mới. Khi có bản mới, hộp thông báo hiện ghi chú thay đổi và các nút:

• Cập nhật ngay: ứng dụng tự tải, kiểm tra tính toàn vẹn của file, cài đè rồi mở lại. Mã kích hoạt và các cài đặt vẫn giữ nguyên.
• Để sau: lần mở sau sẽ hỏi lại. Dòng chữ "Có phiên bản mới" ở góc phải dưới cùng cũng bấm được.
• Bỏ qua phiên bản này: không nhắc lại bản này nữa.

Có thể tự kiểm tra bất cứ lúc nào: menu Trợ giúp → Kiểm tra cập nhật...

Khi tự kiểm tra phiên bản lúc mở, ứng dụng gửi kèm một mã ngẫu nhiên của bản cài, số phiên bản và số công ty đang dùng bản Pro trên máy, để EzTax biết có bao nhiêu máy đang dùng. Ứng dụng không gửi mã số thuế, tên máy, mật khẩu hay dữ liệu hóa đơn.

3. Màn hình chính

Menu

• Tệp: Xem lại kết quả gần nhất (Ctrl+R), Mở thư mục kết quả, Đăng xuất cổng thuế, Thoát (Ctrl+Q).
• Bản quyền: Thông tin bản quyền, Mua / Gia hạn, Cập nhật mã từ EzTax, Nhập mã kích hoạt.
• Trợ giúp: Hướng dẫn sử dụng (F1), Gửi báo lỗi / góp ý, Kiểm tra cập nhật, Giới thiệu.

4. Lấy hóa đơn từng bước

1. Nhập mã số thuế và mật khẩu đăng nhập cổng hoadondientu.gdt.gov.vn, bấm Đăng nhập (hoặc Enter) và nhập mã captcha (xem mục 5). Dưới ô mật khẩu hiện dòng xanh "Đang trong phiên đăng nhập" là xong.
2. Chọn kỳ: theo tháng, theo quý, hoặc từ ngày đến ngày.
3. Tích chọn loại hóa đơn cần lấy ở hai khung Hóa đơn bán ra và Hóa đơn mua vào.
4. Chọn tùy chọn nếu cần (chi tiết hàng hóa, lưu XML, tự động lưu Excel).
5. Bấm Lấy hóa đơn. Chưa đăng nhập thì ứng dụng tự đăng nhập trước (hỏi captcha).
6. Ứng dụng lần lượt lấy hóa đơn bán ra, rồi mua vào. Theo dõi ở thanh tiến trình và nhật ký. Muốn ngừng, bấm Dừng.
7. Xong, cửa sổ kết quả hiện ra để xem và lưu Excel (xem mục 7).

5. Nhập mã captcha

Cổng thuế yêu cầu nhập mã captcha (chuỗi ký tự trong ảnh) khi đăng nhập, và mỗi lần tra cứu hóa đơn máy tính tiền. Ứng dụng đưa ảnh captcha lên một hộp nhỏ để Anh/Chị nhập:

• Gõ đủ 6 ký tự là ứng dụng tự gửi, không cần bấm Xác nhận.
• Ảnh khó đọc thì bấm Đổi mã khác.
• Nhập sai thì hộp hiện lại với mã mới, chỉ việc nhập lại.
• Bấm Dừng để ngừng việc đang làm.

Vì sao hóa đơn máy tính tiền hỏi captcha nhiều lần?

Cổng thuế chỉ cho tra hóa đơn máy tính tiền tối đa 10 ngày mỗi lần, mỗi lần một captcha. Ứng dụng tự chia tháng thành 3 đoạn (1–10, 11–20, 21–cuối tháng), nên mỗi tháng có máy tính tiền cần khoảng 3 captcha cho mỗi chiều (bán ra / mua vào). Không cần lấy hóa đơn máy tính tiền thì bỏ chọn ô đó để đỡ phải nhập.

6. Phiên đăng nhập

Sau lần đăng nhập đầu, ứng dụng giữ phiên làm việc với cổng thuế. Trong thời gian phiên còn hiệu lực, các lần bấm Lấy hóa đơn tiếp theo (cùng mã số thuế) không cần nhập lại mật khẩu và captcha đăng nhập. Dưới ô mật khẩu sẽ hiện dòng xanh "Đang trong phiên đăng nhập (còn khoảng N phút)".

• Mật khẩu được giữ tạm trong bộ nhớ khi ứng dụng đang mở (không lưu xuống máy). Khi cổng thuế hết phiên (không thao tác khoảng 15–30 phút, hoặc hết phiên ngay giữa lúc đang lấy hóa đơn), ứng dụng tự đăng nhập lại: Anh/Chị chỉ cần nhập captcha, việc lấy hóa đơn chạy tiếp từ chỗ đang dở.
• Trong lúc ứng dụng đang mở, ô mật khẩu hiện dấu chấm để cho biết mật khẩu vẫn đang được dùng. Bấm biểu tượng con mắt trong ô để xem mật khẩu, bấm lần nữa để ẩn. Cổng thuế báo sai mật khẩu thì ô được xóa để nhập lại.
• Đóng ứng dụng hoặc chọn Tệp → Đăng xuất cổng thuế thì mật khẩu được xóa khỏi bộ nhớ; lần sau nhập lại.
• Đổi sang mã số thuế khác thì phải đăng nhập cho doanh nghiệp đó.

Doanh nghiệp nhiều hóa đơn: chạy tiếp phần lấy dở

Ứng dụng lưu tiến độ liên tục trong lúc lấy: mỗi trang danh sách và mỗi hóa đơn lấy xong chi tiết được ghi ngay xuống máy. Vì vậy dù bị dừng giữa chừng (bấm Dừng, mất mạng, tắt máy, cổng thuế lỗi), phần đã lấy không mất.

• Bấm Lấy hóa đơn lại với đúng kỳ và mã số thuế đó: ứng dụng hỏi Chạy tiếp hay Lấy lại từ đầu. Chọn Chạy tiếp thì chỉ lấy phần còn thiếu; đoạn hóa đơn máy tính tiền đã xong cũng không phải nhập captcha lại.
• Tháng có quá nhiều hóa đơn, ứng dụng tự chia nhỏ 10 ngày một lần để lưu tiến độ chắc hơn.
• Trong lúc lấy, ứng dụng giữ máy không chuyển sang chế độ ngủ (màn hình vẫn có thể tắt). Với laptop, nên cắm sạc.
• Nếu cổng thuế lỗi nhiều lần ở một đoạn, cuối lượt ứng dụng báo "kết quả chưa đủ" và liệt kê đoạn thiếu: bấm Lấy hóa đơn lại để lấy tiếp.

7. Cửa sổ kết quả

Cửa sổ có hai thẻ Hóa đơn bán ra và Hóa đơn mua vào (thẻ nào không lấy thì bị mờ). Mỗi thẻ gồm:

• Dòng tổng: số hóa đơn đang chọn, tổng tiền trước thuế, thuế GTGT và tổng thanh toán của các hóa đơn đang chọn.
• Bảng hóa đơn phía trên: ô chọn, ngày lập, loại, ký hiệu, số hóa đơn, mã số thuế và tên đối tác, tiền chưa thuế, tiền thuế, tổng tiền, trạng thái, kết quả kiểm tra.
• Chi tiết phía dưới: các dòng hàng hóa của hóa đơn đang chọn (bản Pro, khi có chọn lấy chi tiết).
• Khung bên phải: thông tin người bán, người mua, hóa đơn và kết quả kiểm tra của cơ quan thuế.

Tô đỏ: hóa đơn đã bị thay thế hoặc đã bị hủy.
Tô vàng: hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn đã bị điều chỉnh.
Nên kiểm tra kỹ các dòng này trước khi hạch toán hoặc kê khai.

Chọn hóa đơn đưa vào Excel

Cột đầu bảng là ô chọn, mặc định chọn tất cả. Bỏ chọn hóa đơn nào (ví dụ hóa đơn bị hủy, hóa đơn trùng) thì dòng tổng tính lại ngay và khi lưu, file Excel không có hóa đơn đó. File XML gốc đã lưu khi lấy thì giữ nguyên.

Ô chọn ở đầu cột (trước chữ "Ngày lập") dùng để chọn hoặc bỏ chọn tất cả: đang chọn hết thì ô được tick, bỏ hết thì ô trống, chọn một phần thì ô có nền cam. Bấm vào ô khi đang chọn một phần sẽ chọn lại tất cả.

Lưu kết quả

• Lưu Excel tab này...: lưu riêng thẻ đang xem, được chọn tên và nơi lưu.
• Lưu Excel tất cả: lưu mỗi chiều (bán ra, mua vào) thành một file vào thư mục của kỳ (xem mục 8).
• Mở file Excel / Mở thư mục: mở file vừa lưu hoặc thư mục chứa nó.

Bật Tự động lưu file Excel ở cửa sổ chính thì kết quả được lưu ngay khi lấy xong, nút lưu chuyển thành "Đã tự động lưu". Nếu sau đó bỏ chọn hóa đơn nào, nút sáng lại thành "Lưu lại (đã đổi lựa chọn)".

Đóng cửa sổ khi chưa lưu, ứng dụng sẽ hỏi lại. Đóng rồi muốn xem lại: menu Tệp → Xem lại kết quả gần nhất (Ctrl+R), không cần lấy lại từ cổng thuế.

8. File Excel và thư mục lưu

Kết quả xếp theo mã số thuế → năm → kỳ, ví dụ:

Bị dừng giữa chừng thì tên file có thêm _DO_DANG.

Mỗi file Excel gồm các sheet:

Khi chọn lấy chi tiết hàng hóa, các sheet hóa đơn có thêm cột Ngày ký, Ngày cấp mã, Cảnh báo và Thông báo KQ kiểm tra. Cột Cảnh báo ghi "Hóa đơn bất hợp pháp" khi hóa đơn nằm trong danh sách hóa đơn không hợp pháp cơ quan thuế công khai, và "Hóa đơn trùng số" khi cổng thuế có hơn một hóa đơn cùng người bán, ký hiệu và số. Những hóa đơn này được tô đỏ; Anh/Chị nên kiểm tra kỹ trước khi kê khai khấu trừ.

Nếu file cùng tên đang mở trong Excel, ứng dụng lưu thành file mới có thêm giờ vào tên để không ghi đè.

Các sheet có sẵn bộ lọc ở dòng tiêu đề, tiêu đề được cố định khi cuộn, các hóa đơn cần chú ý được tô màu như trong cửa sổ kết quả. Cuối mỗi sheet có dòng Tổng cộng cho các cột tiền. Dòng này dùng hàm SUBTOTAL nên khi lọc (ví dụ chỉ xem hóa đơn mới), tổng tự tính theo các dòng đang hiện. Hóa đơn trùng hay đã bị thay thế thì xóa dòng đó, tổng tự cập nhật.

9. Bản miễn phí và bản Pro

Trên bản miễn phí, các tính năng Pro vẫn hiện nhưng bị mờ; bấm vào sẽ thấy thông báo "Tính năng này chỉ có trên bản Pro."

Bản Pro kích hoạt theo từng doanh nghiệp (mã số thuế). Từ doanh nghiệp thứ hai được giảm giá. Có gói 1 năm và gói vĩnh viễn.

Mua bản Pro

1. Chọn mã số thuế cần mua, vào menu Bản quyền → Mua / Gia hạn... Trang mua trên EzTax mở ra, đã điền sẵn mã số thuế.
2. Nhập email, chọn gói, thanh toán bằng mã VietQR. Hệ thống tự xác nhận trong vài giây.
3. Mã kích hoạt được gửi vào email và hiện ngay trên trang kết quả.

Kích hoạt

Có hai cách, chọn cách nào cũng được:

• Bản quyền → Cập nhật mã từ EzTax...: nhập đúng email đã dùng khi mua, ứng dụng tự lấy mã về. Không cần sao chép mã.
• Bản quyền → Nhập mã kích hoạt...: dán mã (bắt đầu bằng EZTAX-) nhận được trong email.

Dòng "Bản quyền" trong khung Doanh nghiệp chuyển thành Bản Pro kèm hạn dùng. Xem tất cả các mã số thuế đã kích hoạt trên máy: Bản quyền → Thông tin bản quyền...

Gia hạn

Trước khi hết hạn, EzTax gửi email nhắc. Gia hạn bằng Bản quyền → Mua / Gia hạn... hoặc tại trang Tài khoản → Bản quyền trên eztax.com.vn. Sau khi thanh toán, vào Bản quyền → Cập nhật mã từ EzTax... để nhận mã mới.

10. Câu hỏi thường gặp

11. Báo lỗi và liên hệ

Khi ứng dụng gặp lỗi, hộp thông báo có nút Gửi báo lỗi.... Anh/chị xem trước nội dung, ghi thêm mô tả (không bắt buộc) và email để nhận phản hồi, rồi bấm Gửi. Báo cáo không chứa mật khẩu; nhật ký kèm theo có mã số thuế, kỳ và số lượng hóa đơn đã lấy.

Góp ý hoặc báo lỗi bất cứ lúc nào: menu Trợ giúp → Gửi báo lỗi / góp ý...