Nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn trả tiền mặt cho nhà cung cấp, rồi mới ghi chi phí vào sổ. Từ 01/07/2025 đến nay, các nghị định về thuế đã đặt ra yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt với ngưỡng 5 triệu đồng. Bài này tóm tắt quy định và cách áp dụng cho từng trường hợp.
1. Thanh toán không dùng tiền mặt là gì?
Theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/07/2024):
- Giao dịch thanh toán không dùng tiền mặt là việc sử dụng dịch vụ thanh toán để thực hiện trả tiền hoặc chuyển tiền của tổ chức, cá nhân (khoản 7 Điều 3).
- Phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt gồm séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng (gồm thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng và thẻ trả trước), ví điện tử và các phương tiện khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước (khoản 10 Điều 3).
Điểm chung là tiền được chuyển qua hệ thống ngân hàng hoặc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, không được trao tay bằng tiền mặt. Chuyển khoản là hình thức phổ biến nhất.
2. Các cách trả tiền thường gặp
| Cách trả tiền | Có được chấp nhận không? | Ghi chú |
|---|---|---|
| Chuyển khoản từ tài khoản của doanh nghiệp cho người bán | Có | Chứng từ: sao kê hoặc giấy báo nợ |
| Thanh toán bằng thẻ ngân hàng đứng tên doanh nghiệp (quẹt POS hoặc thanh toán trực tuyến) | Có | Chứng từ: sao kê thẻ, biên lai POS |
| Người lao động dùng thẻ hoặc tài khoản cá nhân để mua hàng, sau đó doanh nghiệp thanh toán lại | Có, nếu đáp ứng điều kiện ủy quyền (xem mục 4) | Cần văn bản ủy quyền nội bộ và chứng từ thanh toán lại |
| Bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán | Có | Đây là một trường hợp được coi là chứng từ không dùng tiền mặt (xem mục 3) |
| Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp hoặc người đại diện | Chưa có quy định riêng | Xem mục 5 |
| Trả bằng tiền mặt | Không | Khoản chi không đáp ứng điều kiện từ 5 triệu đồng trở lên |
3. Quy định áp dụng theo từng văn bản
Có ba quy định khác nhau, mỗi quy định điều chỉnh một mục đích:
| Mục đích | Đối tượng | Văn bản | Nội dung chính | Hiệu lực |
|---|---|---|---|---|
| Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp | Doanh nghiệp | Nghị định 320/2025/NĐ-CP, Điều 9 khoản 1 điểm c | Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Từ 15/12/2025 (ngày ký) |
| Khấu trừ thuế GTGT đầu vào | Cơ sở kinh doanh, gồm doanh nghiệp và hộ kinh doanh | Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Điều 26 | Hàng hóa, dịch vụ mua vào (kể cả hàng nhập khẩu) từ 5 triệu đồng trở lên, đã gồm thuế GTGT, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt | Từ 01/07/2025 |
| Chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế | Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh | Nghị định 68/2026/NĐ-CP, Điều 6 khoản 1 | Khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt | Từ 05/03/2026 |
Như vậy, một khoản mua hàng 6 triệu đồng trả bằng tiền mặt có thể bị ảnh hưởng ở cả hai mặt: không được tính vào chi phí khi tính thuế, và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.
4. Các điều kiện chi tiết
4.1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt
Theo Điều 26 khoản 1 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 52/2024/NĐ-CP, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.
4.2. Mua từ cá nhân và hộ kinh doanh
Theo điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khi mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT, doanh nghiệp phải có:
- chứng từ chi trả tiền theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn và bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm;
- nếu giá trị mua trong ngày từ mỗi hộ, cá nhân từ 5 triệu đồng trở lên, khoản thanh toán phải không dùng tiền mặt.
Riêng một số trường hợp như mua nông, lâm, thủy sản trực tiếp từ người sản xuất, mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt, mua đồ dùng của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra, văn bản liệt kê riêng và không đặt ra điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt nêu trên. Khi gặp các trường hợp này, xem điểm b khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.
4.3. Nhiều lần mua trong cùng một ngày
Theo điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nếu mua hàng hóa, dịch vụ của cùng một người bán, mỗi lần dưới 5 triệu đồng nhưng tổng trong ngày từ 5 triệu đồng trở lên, khoản chi chỉ được tính vào chi phí được trừ khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
4.4. Mua chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí
- Với thuế TNDN (điểm c3 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP): doanh nghiệp được tính vào chi phí khi xác định thu nhập chịu thuế. Nếu khi thanh toán không có chứng từ không dùng tiền mặt (tức trả bằng tiền mặt), doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí tương ứng vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt.
- Với thuế GTGT (điểm g khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, được sửa đổi bởi Điều 4 Nghị định 144/2026/NĐ-CP từ ngày 20/06/2026): với hàng hóa, dịch vụ mua trả chậm, trả góp từ 5 triệu đồng trở lên, cơ sở kinh doanh căn cứ hợp đồng bằng văn bản, hóa đơn GTGT và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế. Nếu chưa có chứng từ vì chưa đến thời điểm thanh toán theo hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, cơ sở kinh doanh vẫn được khấu trừ thuế GTGT đầu vào. Đến thời điểm thanh toán mà không có chứng từ không dùng tiền mặt, phải kê khai điều chỉnh giảm số thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần chưa có chứng từ, vào kỳ tính thuế phát sinh nghĩa vụ thanh toán. Nếu sau khi điều chỉnh mới có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cơ sở kinh doanh được kê khai, khấu trừ lại phần thuế đó vào kỳ tính thuế có chứng từ.
4.5. Thanh toán qua bên thứ ba và đổi hàng, bù trừ
Theo điểm b và điểm c khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, các trường hợp bù trừ công nợ, vay mượn hàng hoặc thanh toán qua bên thứ ba phải có hợp đồng, biên bản đối chiếu hoặc văn bản thỏa thuận, và phải đáp ứng điều kiện do văn bản quy định.
5. Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân và thẻ tín dụng cá nhân
Đây là vùng dễ gây nhầm lẫn nhất:
- Chuyển khoản từ tài khoản cá nhân: theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP, chuyển tiền qua dịch vụ thanh toán là giao dịch không dùng tiền mặt; định nghĩa này không quy định về chủ tài khoản. Tuy nhiên, các nghị định thuế hiện hành không nói rõ việc chủ doanh nghiệp chuyển từ tài khoản cá nhân để trả tiền hàng cho doanh nghiệp có được coi là chứng từ của doanh nghiệp hay không. Trường hợp này nên được xử lý như người lao động chi hộ (điều kiện tại mục 4.2 và điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP), hoặc tốt nhất là chuyển từ tài khoản của doanh nghiệp.
- Thẻ tín dụng cá nhân: thẻ tín dụng thuộc nhóm thẻ ngân hàng nên là phương tiện không dùng tiền mặt. Khi thẻ do người lao động đứng tên, doanh nghiệp áp dụng điều kiện ủy quyền như trên. Khi thẻ do chủ doanh nghiệp đứng tên, văn bản chưa có quy định riêng.
Với những trường hợp chưa rõ, nên hỏi cơ quan thuế quản lý trước khi áp dụng.
6. Ví dụ
Ví dụ 1: Mua vật tư 6 triệu đồng từ công ty, trả tiền mặt. Khoản chi không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp và không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, dù hóa đơn đầy đủ.
Ví dụ 2: Cùng khoản 6 triệu đồng, kế toán chuyển khoản từ tài khoản doanh nghiệp. Đáp ứng cả hai điều kiện, với điều kiện có hóa đơn và sao kê ngân hàng.
Ví dụ 3: Trong một ngày, mua ba lần từ cùng một cửa hàng, mỗi lần 2 triệu đồng, tổng 6 triệu đồng, trả tiền mặt cả ba lần. Theo điểm c1 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, cả ba lần được cộng lại. Vì tổng từ 5 triệu đồng trở lên và không có chứng từ không dùng tiền mặt, khoản chi không được tính vào chi phí được trừ.
Ví dụ 4: Nhân viên ứng tiền thẻ cá nhân mua vật tư 8 triệu đồng, có văn bản ủy quyền, sau đó doanh nghiệp chuyển khoản trả lại cho nhân viên. Khoản chi đáp ứng điều kiện điểm c2 khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP, nếu có đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp.
Ví dụ 5: Hộ kinh doanh bán cho doanh nghiệp một lô hàng 5,5 triệu đồng bằng tiền mặt, không có chứng từ chuyển khoản. Doanh nghiệp không được tính khoản này vào chi phí được trừ, trừ khi thuộc trường hợp được loại trừ nêu tại mục 4.2 (ví dụ mua trực tiếp nông sản từ người sản xuất).
7. Việc nên làm
- Chuyển khoản hoặc thanh toán thẻ đứng tên doanh nghiệp cho mọi khoản mua hàng, dịch vụ từ 5 triệu đồng trở lên, kể cả khi người bán yêu cầu tiền mặt.
- Lưu đủ chứng từ: hóa đơn, sao kê ngân hàng hoặc giấy báo nợ, biên lai chuyển khoản, bảng kê thu mua nếu mua từ cá nhân, hộ kinh doanh.
- Nếu nhân viên ứng tiền mua hàng: lập văn bản ủy quyền nội bộ và thanh toán lại cho nhân viên bằng chuyển khoản.
- Khi mua trả chậm, trả góp: theo dõi ngày đến hạn thanh toán để có chứng từ không dùng tiền mặt đúng kỳ.
- Rà soát các khoản chi bằng tiền mặt từ 5 triệu đồng trở lên trước khi khóa sổ cuối năm tài chính.
8. Lưu ý khi áp dụng
- Các trường hợp như chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của chủ doanh nghiệp, hoặc mua hàng qua bên thứ ba, cần được xem xét theo từng hồ sơ. Khi chưa chắc chắn, nên hỏi cơ quan thuế quản lý hoặc kế toán có kinh nghiệm.
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 52/2024/NĐ-CP về thanh toán không dùng tiền mặt, khoản 7 và khoản 10 Điều 3, có hiệu lực từ 01/07/2024. Tra cứu tại Thư viện Pháp luật.
- Nghị định 320/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp, Điều 9 khoản 1 điểm b, c, c1, c2, c3, có hiệu lực từ ngày ký 15/12/2025.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thuế giá trị gia tăng, Điều 26 khoản 1, khoản 2 điểm b, c, g, có hiệu lực từ 01/07/2025 (Điều 38 khoản 1).
- Nghị định 144/2026/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 181/2025/NĐ-CP, Điều 4 (sửa điểm g khoản 2 Điều 26), có hiệu lực từ 20/06/2026 (Điều 6 khoản 1).
- Nghị định 68/2026/NĐ-CP về chính sách thuế đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, Điều 6 khoản 1, có hiệu lực từ 05/03/2026. Tra cứu toàn văn tại Công báo Chính phủ.
- Công văn 1619/CT-CS ngày 20/3/2026 của Cục Thuế, chuyển tiếp công văn 404/CST-TN ngày 26/02/2026 của Bộ Tài chính về thanh toán không dùng tiền mặt khi thu mua gỗ, lâm sản của người dân.
Tra cứu toàn văn tại mục Văn bản pháp luật.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho trường hợp cụ thể. Nội dung cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm viết (10/2026).