Doanh nghiệp nhỏ có bắt buộc phải có kế toán trưởng không? Người thân của giám đốc có được làm kế toán? Chứng từ, sổ sách phải giữ bao lâu? Bài này trả lời các câu hỏi thường gặp theo Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP (còn hiệu lực).
Kế toán trưởng: khi nào bắt buộc?
| Loại doanh nghiệp | Quy định |
|---|---|
| Doanh nghiệp nói chung (kể cả nhỏ và vừa) | Phải bố trí kế toán trưởng. Chưa bổ nhiệm được ngay thì bố trí người phụ trách kế toán (tối đa 12 tháng) hoặc thuê dịch vụ làm kế toán trưởng |
| Doanh nghiệp siêu nhỏ | Được bố trí phụ trách kế toán, không bắt buộc kế toán trưởng |
Căn cứ: Điều 20 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa xác định theo tiêu chí của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Khi thay kế toán trưởng: phải bàn giao công việc và tài liệu kế toán, thông báo cho các bộ phận liên quan và cho ngân hàng nơi mở tài khoản về họ tên, mẫu chữ ký của kế toán trưởng mới. Kế toán trưởng cũ vẫn chịu trách nhiệm cho thời gian mình phụ trách (Điều 20 khoản 4).
Ai không được làm kế toán?
Ngoài các trường hợp tại Điều 52 Luật Kế toán, không được làm kế toán trong cùng đơn vị:
- Người thân (cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, vợ, chồng, con đẻ, con nuôi, anh chị em ruột) của người đại diện theo pháp luật, giám đốc, phó giám đốc phụ trách tài chính – kế toán, kế toán trưởng;
- Người đang làm quản lý, điều hành, thủ kho, thủ quỹ, người thường xuyên được giao mua, bán tài sản.
Ngoại lệ: doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH do một cá nhân làm chủ sở hữu, và doanh nghiệp siêu nhỏ không có vốn nhà nước được bố trí những người này làm kế toán.
Căn cứ: Điều 19 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Ví dụ: Công ty TNHH hai thành viên (doanh nghiệp nhỏ, không phải siêu nhỏ) không được để vợ giám đốc làm kế toán. Nếu là công ty TNHH một thành viên do giám đốc làm chủ thì được.
Thuê dịch vụ kế toán
- Doanh nghiệp được thuê dịch vụ làm kế toán, dịch vụ làm kế toán trưởng (Điều 22 Nghị định 174/2016/NĐ-CP).
- Từ 01/07/2026, tổ chức kinh doanh dịch vụ làm thủ tục về thuế (đại lý thuế) được cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp siêu nhỏ, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khi có ít nhất một người có chứng chỉ kế toán viên (Điều 70a Luật Kế toán, bổ sung bởi Điều 51 Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15).
- Đơn vị dịch vụ lập báo cáo tài chính phải ký và ghi số giấy chứng nhận đăng ký hành nghề trên báo cáo.
Lưu trữ tài liệu kế toán bao lâu?
| Thời hạn tối thiểu | Tài liệu |
|---|---|
| 5 năm | Chứng từ không dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất kho không lưu trong tập tài liệu của bộ phận kế toán); tài liệu dùng cho quản lý, điều hành |
| 10 năm | Chứng từ dùng trực tiếp để ghi sổ và lập báo cáo tài chính; sổ kế toán chi tiết, tổng hợp; báo cáo tài chính tháng, quý, năm; tài liệu thanh lý tài sản cố định, kiểm kê; tài liệu thành lập, chia tách, sáp nhập, giải thể; hồ sơ thanh tra, kiểm tra, kiểm toán; các tài liệu khác không thuộc nhóm 5 năm hoặc vĩnh viễn |
| Vĩnh viễn | Tài liệu có tính sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng – do người đại diện theo pháp luật quyết định |
Căn cứ: Điều 12, 13, 14 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
Phần lớn tài liệu kế toán của doanh nghiệp thuộc nhóm 10 năm.
Lưu ý: hộ kinh doanh có thời hạn lưu trữ riêng (tối thiểu 5 năm) theo Thông tư 152/2025/TT-BTC.
Sổ kế toán: những quy định cơ bản
- Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán.
- Mở sổ đầu năm tài chính; doanh nghiệp mới thành lập mở sổ từ ngày thành lập.
- Mọi số liệu ghi sổ phải có chứng từ hợp pháp; khóa sổ trước khi lập báo cáo tài chính.
- Được tự xây dựng biểu mẫu sổ, nhưng phải minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, đối chiếu.
Căn cứ: Điều 88, 90 Thông tư 133/2016/TT-BTC.
Bài liên quan
- Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa năm 2026: Thông tư 133 hay Thông tư 99?
- Báo cáo tài chính doanh nghiệp nhỏ và vừa: gồm những gì, nộp khi nào?
Căn cứ pháp lý
- Luật Kế toán số 88/2015/QH13 (sửa đổi bởi Luật 38/2019/QH14, Luật 56/2024/QH15; Điều 70a bổ sung bởi Luật Quản lý thuế 108/2025/QH15)
- Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Kế toán (Điều 12 – 14, 19, 20, 22)
- Thông tư 133/2016/TT-BTC (Điều 88, 90)
Tra cứu toàn văn tại mục Văn bản pháp luật.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho trường hợp cụ thể. Nội dung cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm viết.