Chi phí không được trừ khi quyết toán thuế TNDN và cách hạch toán

Mỗi mùa quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), câu hỏi quen thuộc của kế toán là: khoản chi nào bị loại? Từ kỳ tính thuế năm 2025, thuế TNDN áp dụng Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định 320/2025/NĐ-CP, với một số thay đổi quan trọng như mốc thanh toán không dùng tiền mặt hạ từ 20 triệu xuống 5 triệu đồng. Bài này tổng hợp các khoản chi thường bị loại, cách hạch toán và cách điều chỉnh khi lập tờ khai quyết toán.

Nguyên tắc chung

Một khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN phải đáp ứng đủ 3 điều kiện:

1. Thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh;
2. Có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định;
3. Khoản thanh toán từng lần từ 5 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Khoản chi đủ 3 điều kiện vẫn bị loại nếu thuộc danh sách các khoản chi không được trừ tại Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Xem chi tiết điều kiện thanh toán tại bài Chi phí được trừ và quy tắc thanh toán từ 5 triệu đồng.

Căn cứ: Điều 9 Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15; Điều 9 khoản 1, Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Các khoản chi thường bị loại

1. Không đủ hóa đơn, chứng từ hoặc trả tiền mặt từ 5 triệu đồng

• Chi không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ hoặc không liên quan đến sản xuất, kinh doanh.
• Mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từ 5 triệu đồng/lần trở lên mà trả tiền mặt. Nộp tiền mặt vào tài khoản người bán cũng không được coi là thanh toán không dùng tiền mặt. Ví dụ: mua văn phòng phẩm 6 triệu đồng, có hóa đơn nhưng trả tiền mặt – không được trừ cả 6 triệu.
• Tiền lương: Bộ Tài chính hướng dẫn khoản tiền lương, tiền công trả cho người lao động từ 5 triệu đồng/lần trở lên (từ 15/12/2025) cũng phải trả không dùng tiền mặt mới được tính vào chi phí được trừ (Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026 của Cục Quản lý, giám sát chính sách thuế, phí và lệ phí – Bộ Tài chính). Nếu công ty còn trả lương tiền mặt, nên chuyển sang trả qua tài khoản ngay.

2. Tiền phạt, tiền chậm nộp và các loại thuế

• Tiền phạt vi phạm hành chính: giao thông, đăng ký kinh doanh, kế toán, thuế… Ví dụ: xe giao hàng bị phạt quá tốc độ 6 triệu đồng – không được trừ.
• Tiền chậm nộp theo pháp luật quản lý thuế.
• Thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ hoặc đã hoàn; thuế TNDN.
• Thuế TNCN nộp thay người lao động, trừ trường hợp hợp đồng lao động ghi tiền lương không gồm thuế TNCN (lương "net"). Ví dụ: hợp đồng ghi lương 30 triệu (gross) nhưng công ty vẫn tự nộp thuế TNCN thay nhân viên – khoản thuế nộp thay không được trừ.

Căn cứ: Điều 10 khoản 2, khoản 12 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Tiền phạt vi phạm hợp đồng kinh tế (phạt do giao hàng chậm, vi phạm điều khoản hợp đồng) không thuộc danh sách trên. Khoản này được tính nếu có hợp đồng, biên bản vi phạm và chứng từ thanh toán.

3. Tiền lương, phúc lợi và các khoản chi cho người lao động

Ví dụ:

• Phát tiền trang phục 7 triệu/người/năm: phần vượt 2 triệu/người không được trừ.
• Trích lương tháng 12/2026 nhưng đến hạn nộp hồ sơ quyết toán năm 2026 vẫn chưa trả: khoản lương này không được trừ trong năm 2026.
• Mua bảo hiểm nhân thọ cho nhân viên 6 triệu/tháng/người: phần vượt 1 triệu/tháng/người không được trừ.

Lương bình quân tháng để tính mức phúc lợi = Tổng quỹ lương thực hiện trong năm ÷ 12 (hoặc ÷ số tháng hoạt động nếu chưa đủ 12 tháng). Các khoản bảo hiểm tự nguyện chỉ được trừ khi doanh nghiệp không nợ bảo hiểm bắt buộc, và điều kiện, mức chi được ghi trong hợp đồng lao động, thỏa ước hoặc quy chế.

Căn cứ: Điều 10 khoản 4, khoản 8 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

4. Khấu hao, dự phòng, chi phí trích trước

• Khấu hao ô tô chở người từ 9 chỗ trở xuống: phần tương ứng nguyên giá vượt 1,6 tỷ đồng/xe. Ngoại lệ: xe dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn; xe dùng làm mẫu, lái thử cho doanh nghiệp kinh doanh ô tô. Ví dụ: xe nguyên giá 2 tỷ đồng, khấu hao 10 năm, mỗi năm 200 triệu; phần khấu hao của 0,4 tỷ vượt mức là 40 triệu/năm không được trừ.

Mẹo: Khai báo tỷ lệ phân bổ chi phí khấu hao cho chiếc xe này trong phần mềm kế toán để phần mềm tự tách phần không được trừ mỗi tháng. Tỷ lệ phần vượt = (Nguyên giá − 1,6 tỷ) ÷ Nguyên giá. Với xe 2 tỷ đồng: 80% khấu hao vào tài khoản chi phí khấu hao thông thường, 20% vào tài khoản chi tiết "Không được trừ" (ví dụ TK 6428 chi tiết, như gợi ý ở mục 3 phần Hạch toán bên dưới). Cuối năm chỉ cần lấy tổng phát sinh của tài khoản chi tiết này để điều chỉnh trên tờ khai quyết toán.

• Khấu hao tài sản không dùng cho sản xuất, kinh doanh, không có hồ sơ chứng minh quyền sở hữu, hoặc vượt mức khấu hao theo quy định.
• Dự phòng trích lập hoặc sử dụng không đúng quy định: giảm giá hàng tồn kho, tổn thất đầu tư, nợ phải thu khó đòi, bảo hành sản phẩm, công trình.
• Chi phí trích trước đến hết kỳ hạn hoặc chu kỳ mà không chi, hoặc chi không hết. Ví dụ: trích trước 30 triệu chi phí sửa chữa lớn máy móc nhưng đến hết kỳ không sửa – 30 triệu không được trừ và phải hoàn nhập.

Căn cứ: Điều 10 khoản 5, 6, 7 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

5. Lãi vay và chênh lệch tỷ giá

• Lãi vay tương ứng phần vốn điều lệ chưa góp đủ theo tiến độ góp vốn. Ví dụ: vốn điều lệ 2 tỷ đồng, đến hạn mới góp 1 tỷ; công ty vay ngân hàng 2 tỷ, lãi 160 triệu/năm – phần lãi tương ứng 1 tỷ vốn còn thiếu (80 triệu) không được trừ.
• Lãi vay của tổ chức, cá nhân không phải tổ chức tín dụng: phần vượt mức lãi suất tối đa theo Bộ luật Dân sự (lãi suất thỏa thuận không quá 20%/năm, Điều 468 Bộ luật Dân sự 2015). Ví dụ: vay của giám đốc 1 tỷ đồng, lãi 24%/năm = 240 triệu – phần vượt 20% (40 triệu) không được trừ.
• Doanh nghiệp có giao dịch liên kết: phần chi phí lãi vay vượt mức khống chế theo quy định về giao dịch liên kết (Nghị định 132/2020/NĐ-CP, đã được sửa đổi).
• Lỗ chênh lệch tỷ giá do đánh giá lại cuối kỳ các khoản tiền, tương đương tiền, tiền đang chuyển và khoản phải thu có gốc ngoại tệ. Lỗ đánh giá lại khoản phải trả ngoại tệ không thuộc trường hợp này. Ví dụ: cuối năm còn 10.000 USD tiền gửi, đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ lỗ 3 triệu – không được trừ; khi bán hoặc chi số ngoại tệ đó, khoản lỗ thực tế phát sinh mới được tính.

Căn cứ: Điều 10 khoản 4, 9, 10, 16 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

6. Các khoản khác

• Tài trợ, ủng hộ, từ thiện – trừ các khoản được trừ theo điểm đ khoản 2 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP (tài trợ giáo dục, y tế, khắc phục thiên tai, làm nhà cho hộ nghèo… có đủ hồ sơ theo quy định). Ví dụ: ủng hộ 20 triệu cho giải bóng đá của phường – không được trừ; tài trợ học bổng qua nhà trường, có văn bản xác nhận và chứng từ theo quy định – được trừ.
• Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản trong giai đoạn đầu tư để hình thành tài sản cố định.
• Chi phí liên quan trực tiếp đến phát hành cổ phiếu, mua lại cổ phiếu quỹ và các khoản làm thay đổi vốn chủ sở hữu.
• Khoản chi không tương ứng với doanh thu tính thuế. Ví dụ: cuối tháng 12 xuất kho lô hàng giá vốn 100 triệu và đã ghi giá vốn, nhưng doanh thu của lô hàng được ghi nhận vào tháng 1 năm sau – 100 triệu giá vốn không được trừ trong năm nay mà được trừ vào năm ghi nhận doanh thu tương ứng.
• Khoản chi vi phạm điều kiện của luật chuyên ngành. Ví dụ: chi quảng cáo thuốc lá (sản phẩm bị cấm quảng cáo), hoặc quảng cáo thực phẩm bảo vệ sức khỏe chưa được cấp phép nội dung quảng cáo.
• Đóng góp cho hiệp hội vượt mức quy định của hiệp hội.

Căn cứ: Điều 10 khoản 13, 17, 18, 19, 22, 23 Nghị định 320/2025/NĐ-CP.

Hạch toán kế toán các khoản chi không được trừ

Nguyên tắc: kế toán ghi nhận theo chế độ kế toán (Thông tư 133 cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hoặc chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC). Thuế TNDN xác định theo luật thuế. Vì vậy:

1. Vẫn hạch toán theo đúng bản chất của khoản chi (chi phí bán hàng, quản lý, tài chính, chi phí khác…). Không dồn tất cả vào TK 811, và cũng không bỏ ngoài sổ sách.
2. Cuối năm loại ra trên tờ khai quyết toán thuế TNDN (mẫu 03/TNDN) ở chỉ tiêu "Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế" – tức là điều chỉnh tăng lợi nhuận để tính thuế.
3. Trong năm, nên mở tài khoản chi tiết hoặc mã khoản mục để đánh dấu ngay khi phát sinh (ví dụ TK 6428 chi tiết "Không được trừ"). Cuối năm chỉ cần tổng hợp, không phải dò lại chứng từ.

Ví dụ quyết toán

Công ty TNHH một thành viên do bà Lan làm chủ, doanh thu năm 2026 là 30 tỷ đồng (thuế suất 17%). Lợi nhuận kế toán trước thuế: 500 triệu đồng. Trong năm có các khoản:

• Thu nhập tính thuế = 500 + 205 = 705 triệu đồng
• Thuế TNDN = 705 × 17% = 119.850.000 đồng
• Nếu không loại các khoản trên, thuế chỉ là 500 × 17% = 85 triệu – thiếu 34.850.000 đồng, bị truy thu kèm tiền chậm nộp và có thể bị phạt nếu cơ quan thuế phát hiện khi kiểm tra.

Bút toán ghi nhận thuế: Nợ 8211 / Có 3334: 119.850.000. Lợi nhuận sau thuế trên sổ kế toán = 500 − 119,85 = 380,15 triệu đồng.

Ví dụ chưa tính các ưu đãi, miễn giảm thuế (nếu có).

Chênh lệch vĩnh viễn và chênh lệch tạm thời

• Chênh lệch vĩnh viễn – phạt, lương chủ doanh nghiệp, khấu hao xe vượt 1,6 tỷ, phúc lợi vượt mức, từ thiện không đủ điều kiện…: bị loại hẳn, không ghi nhận thuế thu nhập hoãn lại.
• Chênh lệch tạm thời – ví dụ chi phí trích trước, dự phòng năm nay chưa được trừ nhưng năm sau được trừ khi thực chi: doanh nghiệp áp dụng chuẩn mực kế toán số 17 ghi nhận tài sản thuế thu nhập hoãn lại (Nợ 243 / Có 8212). Doanh nghiệp nhỏ và vừa theo Thông tư 133 thường không phải ghi nhận khoản này.

Danh sách kiểm tra trước khi quyết toán

1. Lọc các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng bằng tiền mặt, kể cả tiền lương.
2. Tính lương bình quân tháng và so với tổng chi phúc lợi.
3. Rà các xe ô tô dưới 9 chỗ có nguyên giá trên 1,6 tỷ đồng.
4. Đối chiếu tiền lương đã trích nhưng chưa chi đến hạn nộp hồ sơ quyết toán.
5. Kiểm tra lãi vay: vốn điều lệ đã góp đủ chưa, lãi suất vay cá nhân, tổ chức ngoài ngân hàng.
6. Tổng hợp tiền phạt, tiền chậm nộp, khoản tài trợ, từ thiện.
7. Rà các khoản dự phòng, trích trước còn số dư.

Câu hỏi thường gặp

Chi tiếp khách, liên hoan có bị khống chế mức không? Không có mức khống chế riêng. Khoản chi được trừ nếu đủ 3 điều kiện (liên quan sản xuất kinh doanh, có hóa đơn, thanh toán không dùng tiền mặt từ 5 triệu đồng).

Chi phí quảng cáo, khuyến mại có bị giới hạn 15% như trước không? Không. Giới hạn này đã bỏ từ nhiều năm trước. Chỉ quảng cáo sản phẩm bị cấm hoặc vi phạm điều kiện của luật chuyên ngành mới bị loại.

Đã hạch toán chi phí không được trừ vào TK 811 thì có sao không? Không làm sai số thuế nếu cuối năm vẫn loại đúng trên tờ khai. Tuy nhiên báo cáo kết quả kinh doanh sẽ phản ánh sai bản chất chi phí; nên hạch toán theo bản chất và theo dõi riêng bằng tài khoản chi tiết.

Bài liên quan

• Chi phí được trừ và khấu trừ thuế GTGT: quy tắc thanh toán từ 5 triệu đồng
• Thuế TNDN 2026 cho doanh nghiệp nhỏ: miễn thuế, 15%, 17% và giảm 30%
• Tiền chậm nộp thuế 0,03%/ngày và mức phạt chậm nộp tờ khai
• Lịch khai, nộp thuế của doanh nghiệp năm 2026

Căn cứ pháp lý

• Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 (Điều 9)
• Nghị định 320/2025/NĐ-CP ngày 15/12/2025 quy định chi tiết Luật Thuế TNDN (Điều 9, Điều 10)
• Nghị định 181/2025/NĐ-CP (Điều 26 – chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt)
• Nghị định 132/2020/NĐ-CP về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết (đã sửa đổi)
• Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 468 – lãi suất)
• Công văn 218/CST-TN ngày 27/01/2026 (Bộ Tài chính) về thanh toán tiền lương từ 5 triệu đồng

Tra cứu toàn văn tại mục Văn bản pháp luật.

Bài viết mang tính hướng dẫn chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho trường hợp cụ thể. Nội dung cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm viết.