Lập hóa đơn sai thời điểm là lỗi rất hay gặp và bị phạt theo số lượng hóa đơn. Bài này tóm tắt thời điểm lập hóa đơn cho từng trường hợp theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/07/2026), các nội dung bắt buộc trên hóa đơn và mức phạt nếu lập sai thời điểm hoặc không lập.
Thời điểm lập hóa đơn
| Trường hợp | Thời điểm lập hóa đơn |
|---|---|
| Bán hàng hóa | Khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa |
| Xuất khẩu hàng hóa | Người bán tự xác định, chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng được thông quan |
| Cung cấp dịch vụ | Khi hoàn thành cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu tiền hay chưa |
| Dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp | Khi thu tiền (không tính tiền đặt cọc bảo đảm thực hiện hợp đồng) |
| Giao hàng nhiều lần, bàn giao từng hạng mục | Mỗi lần giao, bàn giao đều lập hóa đơn cho phần tương ứng |
| Xây dựng, lắp đặt | Khi nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục, khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa |
| Kinh doanh bất động sản thu tiền theo tiến độ (chưa bàn giao) | Ngày thu tiền hoặc theo thỏa thuận thanh toán trong hợp đồng |
| Dịch vụ số lượng lớn cần đối soát (viễn thông, điện, logistics, quảng cáo, thương mại điện tử, bảo vệ, suất ăn công nghiệp… cho khách là doanh nghiệp, tổ chức) | Khi hoàn thành đối soát, chậm nhất ngày 07 tháng sau hoặc 07 ngày kể từ khi kết thúc kỳ quy ước |
| Bán hàng ban đêm mà không có phần mềm lập hóa đơn tự động | Chậm nhất ngày làm việc tiếp theo |
Căn cứ: Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, biếu tặng, trả thay lương, tiêu dùng nội bộ, cho mượn cũng phải lập hóa đơn (Điều 4 khoản 1).
Ví dụ: Công ty giao 100 bộ bàn ghế cho khách ngày 25/10/2026, hẹn thanh toán ngày 15/11. Hóa đơn phải lập ngày 25/10 – ngày giao hàng – chứ không phải ngày nhận tiền.
Ví dụ: Trung tâm tiếng Anh thu học phí khóa 3 tháng ngày 01/10. Hóa đơn lập ngày 01/10 – ngày thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ.
Nội dung bắt buộc trên hóa đơn
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn; số hóa đơn.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán.
- Tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua (hoặc mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách).
- Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế GTGT theo từng thuế suất, tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký số của người bán (không bắt buộc chữ ký số người mua, trừ khi hai bên thỏa thuận).
- Thời điểm lập hóa đơn; thời điểm ký số; mã của cơ quan thuế (với hóa đơn có mã).
- Phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có).
Căn cứ: Điều 10 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Hóa đơn từ máy tính tiền có nội dung gọn hơn: thông tin người bán; thông tin người mua (mã số thuế, số định danh cá nhân hoặc số điện thoại) nếu người mua yêu cầu; tên hàng, đơn giá, số lượng, giá thanh toán; thời điểm lập; mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu để người mua tra cứu. Người bán gửi hóa đơn bằng tin nhắn, email, đường dẫn hoặc mã QR (Điều 10 khoản 4).
Mức phạt khi lập hóa đơn sai thời điểm, không lập hóa đơn
Mức phạt dưới đây là mức áp dụng với tổ chức; cá nhân, hộ kinh doanh bị phạt bằng một nửa (Điều 5 khoản 5, Điều 7 khoản 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC).
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ:
| Số hóa đơn vi phạm | Lập không đúng thời điểm | Không lập hóa đơn |
|---|---|---|
| 01 hóa đơn | 500.000 – 1.500.000 đồng | 1.000.000 – 2.000.000 đồng |
| 02 đến dưới 10 | 2 – 5 triệu đồng | 2 – 10 triệu đồng |
| 10 đến dưới 20 | 5 – 15 triệu đồng | 10 – 30 triệu đồng |
| 20 đến dưới 50 | 15 – 30 triệu đồng | 30 – 50 triệu đồng |
| 50 đến dưới 100 | 30 – 50 triệu đồng | 60 – 80 triệu đồng (từ 50 hóa đơn trở lên) |
| Từ 100 trở lên | 50 – 70 triệu đồng | 60 – 80 triệu đồng |
Căn cứ: Điều 24 khoản 2, 3 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC).
Với hàng khuyến mại, biếu tặng, tiêu dùng nội bộ, mức phạt thấp hơn (01 hóa đơn chỉ bị cảnh cáo). Nhiều hóa đơn lập sai thời điểm hoặc không lập trong cùng một vụ việc thì chỉ bị phạt một hành vi, theo khung tương ứng với tổng số hóa đơn (Điều 5 khoản 3).
Không lập hóa đơn còn bị buộc lập hóa đơn theo quy định. Lập hóa đơn không ghi đủ nội dung bắt buộc: phạt 4 – 8 triệu đồng (Điều 24 khoản 4 điểm h).
Mức phạt cụ thể thường là mức trung bình của khung, giảm hoặc tăng 10% cho mỗi tình tiết giảm nhẹ, tăng nặng (Điều 7 khoản 4 điểm d).
Câu hỏi thường gặp
Khách chưa trả tiền, tôi có được chờ đến khi nhận tiền mới xuất hóa đơn? Không, với bán hàng hóa và dịch vụ đã hoàn thành. Thời điểm lập là khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
Nhận tiền đặt cọc có phải lập hóa đơn không? Với dịch vụ, tiền đặt cọc theo Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng không phải là thời điểm lập hóa đơn. Còn tiền khách trả trước cho dịch vụ thì phải lập hóa đơn khi thu tiền. Với bán hàng hóa, thời điểm lập vẫn là khi chuyển giao hàng.
Khách lẻ không lấy hóa đơn thì sao? Người bán vẫn phải lập hóa đơn. Với hóa đơn từ máy tính tiền, thông tin người mua chỉ ghi khi người mua yêu cầu.
Bài liên quan
- Hóa đơn điện tử 2026: những thay đổi theo Nghị định 254
- Hóa đơn điện tử lập sai: điều chỉnh hay thay thế?
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 4, 9, 10)
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, được sửa đổi bởi Nghị định 102/2021/NĐ-CP, 310/2025/NĐ-CP, 291/2026/NĐ-CP – bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC (Điều 5, 7, 24)
Tra cứu toàn văn tại mục Văn bản pháp luật.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho trường hợp cụ thể. Nội dung cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm viết.