Hóa đơn điện tử đã gửi người mua mà phát hiện sai thì xử lý thế nào? Theo Thông tư 91/2026/TT-BTC (hiệu lực từ 01/07/2026), cách xử lý phụ thuộc vào nội dung sai: sai thông tin phụ thì chỉ cần thông báo, sai số tiền, thuế suất, mã số thuế thì phải điều chỉnh hoặc thay thế. Bài này hướng dẫn từng trường hợp.
Bước 1: Xác định sai nội dung gì
| Nội dung sai | Cách xử lý | Lập lại hóa đơn? |
|---|---|---|
| Tên, địa chỉ người mua, số tiền bằng chữ hoặc nội dung khác, nhưng không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, hàng hóa | Thông báo cho người mua; gửi cơ quan thuế Mẫu 04/SS-HĐĐT | Không |
| Sai mã số thuế; tên hàng hóa, quy cách, chất lượng; số tiền; thuế suất; tiền thuế; các nội dung bắt buộc khác | Chọn điều chỉnh hoặc thay thế | Có |
| Hóa đơn từ máy tính tiền, hoặc hóa đơn bán tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, sử dụng (ô tô, xe máy…) | Chỉ được thay thế | Có |
Căn cứ: Điều 10 khoản 1 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận hoặc thông báo (khi phải điều chỉnh, thay thế)
- Người mua là doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Người bán lưu văn bản và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.
- Người mua là cá nhân: người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán (nếu có).
- Không bắt buộc văn bản thỏa thuận khi mua bán trên nền tảng thương mại điện tử, hoặc người bán chuyển dữ liệu theo Bảng tổng hợp.
Bước 3: Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế
Hóa đơn điều chỉnh ghi dòng chữ:
"Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm"
Số tiền điều chỉnh tăng ghi số dương, giảm ghi số âm đúng với thực tế (Điều 10 khoản 6 điểm c).
Hóa đơn thay thế ghi dòng chữ:
"Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm"
Sau đó ký số và gửi người mua (hóa đơn không có mã), hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã rồi gửi người mua (hóa đơn có mã).
Ví dụ – sai thuế suất: Ngày 10/10/2026 công ty A xuất hóa đơn bán máy in 20 triệu đồng, ghi thuế suất 5%, đúng ra là 10%. Hai bên lập văn bản thỏa thuận. A chọn một trong hai cách:
- Điều chỉnh: lập hóa đơn điều chỉnh tăng tiền thuế 1.000.000 đồng (20 triệu × 5%), ghi "Điều chỉnh cho hóa đơn…".
- Thay thế: lập hóa đơn mới đầy đủ 20 triệu, thuế 10% = 2 triệu, tổng 22 triệu, ghi "Thay thế cho hóa đơn…".
Sai nhiều hóa đơn cùng một người mua trong tháng (cùng thông tin người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất): được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế kèm bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT.
Lưu ý quan trọng
- Đã chọn cách nào thì giữ cách đó. Hóa đơn đã điều chỉnh (hoặc thay thế) mà lại phát hiện sai tiếp, lần sau phải xử lý theo đúng hình thức đã dùng lần đầu (Điều 10 khoản 6 điểm a).
- Hóa đơn không có ký hiệu, số hóa đơn (trường hợp được phép) chỉ được điều chỉnh (điểm b).
- Cơ quan thuế phát hiện sai sẽ gửi thông báo Mẫu 01/TB-RSĐT; người bán phải rà soát và điều chỉnh, thay thế (khoản 3).
- Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định thủ tục hủy hóa đơn điện tử đã lập sai; người bán xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế.
Không phải hóa đơn sai: trả hàng, chiết khấu, thay đổi giá trị
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Người mua trả lại hàng (toàn bộ hoặc một phần, kể cả đổi hàng làm thay đổi giá trị) | Người bán lập hóa đơn điều chỉnh; hoặc nếu hai bên thỏa thuận thì người mua lập hóa đơn trả hàng |
| Trả lại tài sản phải đăng ký đã đăng ký tên người mua | Người mua (nếu thuộc đối tượng dùng hóa đơn điện tử) lập hóa đơn trả lại hàng |
| Chiết khấu thương mại theo số lượng, doanh số | Trừ vào hóa đơn lần mua cuối hoặc kỳ sau; hoặc lập hóa đơn điều chỉnh kèm bảng kê |
| Giá trị thay đổi khi quyết toán theo kết luận cơ quan nhà nước | Lập hóa đơn mới cho phần chênh lệch (giảm ghi âm, tăng ghi dương) |
| Đã lập hóa đơn khi thu tiền trước, sau đó hủy giao dịch | Lập hóa đơn điều chỉnh |
Căn cứ: Điều 10 khoản 5 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Hóa đơn điều chỉnh trong các trường hợp này: người bán kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn (khoản 6 điểm d).
Câu hỏi thường gặp
Sai địa chỉ người mua có phải lập lại hóa đơn không? Không, nếu mã số thuế đúng. Người bán thông báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế.
Sai mã số thuế người mua thì sao? Phải điều chỉnh hoặc thay thế, kèm văn bản thỏa thuận với người mua.
Hóa đơn sai có bị phạt không? Lập hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc có thể bị phạt 4 – 8 triệu đồng (mức với tổ chức; cá nhân, hộ kinh doanh bằng một nửa) theo Điều 24 khoản 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC). Nếu sai làm thiếu thuế, phần thuế thiếu còn bị xử lý theo quy định về khai sai.
Bài liên quan
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử
- Thông tư 91/2026/TT-BTC (Điều 10)
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP – bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC (Điều 24)
Tra cứu toàn văn tại mục Văn bản pháp luật.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho trường hợp cụ thể. Nội dung cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm viết.