Trước khi xuất hóa đơn điện tử đầu tiên, doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải đăng ký sử dụng và được cơ quan thuế chấp nhận. Từ 01/07/2026, việc đăng ký có thêm bước đối chiếu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Bài này hướng dẫn quy trình đăng ký theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và những điều cần biết về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử: 4 bước
Bước 1 – Chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và ký hợp đồng. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ. Trường hợp được miễn phí dịch vụ thì đăng ký qua Hệ thống thông tin quản lý thuế hoặc tổ chức được Cục Thuế ủy thác.
Bước 2 – Khai tờ đăng ký Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (chọn loại hóa đơn: có mã, không có mã, từ máy tính tiền…).
Bước 3 – Hệ thống tự đối chiếu và yêu cầu xác nhận. Trong 01 ngày làm việc, Hệ thống thông tin quản lý thuế đối chiếu thông tin của người đại diện theo pháp luật, chủ hộ kinh doanh, chủ doanh nghiệp tư nhân (gồm cả thông tin sinh trắc học) với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
- Không khớp: nhận thông báo không chấp nhận kèm các trường thông tin sai để sửa.
- Khớp: hệ thống gửi yêu cầu xác nhận qua email, số điện thoại của người đại diện đã đăng ký thuế. Phải xác nhận ngay trong ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc tiếp theo; quá hạn thì bị từ chối.
Bước 4 – Nhận thông báo Mẫu 01/TB-ĐKĐT chấp nhận hoặc không chấp nhận. Thông thường cơ quan thuế ban hành thông báo chấp nhận chậm nhất ngày làm việc tiếp theo sau khi xác nhận.
Căn cứ: Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Trường hợp phải giải trình: người đại diện đang đại diện cho doanh nghiệp khác có mã số thuế không hoạt động tại địa chỉ đăng ký; doanh nghiệp ngừng hoạt động chưa đóng mã số thuế, tạm ngừng chưa hoàn thành nghĩa vụ thuế; có vi phạm về thuế, hóa đơn; thuộc diện rủi ro cao. Khi đó cơ quan thuế yêu cầu giải trình, bổ sung tài liệu trong 03 ngày làm việc hoặc xác minh tại địa chỉ kinh doanh.
Không lập hóa đơn trước khi có thông báo chấp nhận. Lập hóa đơn điện tử khi chưa có thông báo chấp thuận của cơ quan thuế bị phạt 4 – 8 triệu đồng (mức với tổ chức; cá nhân, hộ kinh doanh bằng một nửa) – Điều 24 khoản 4 điểm đ Nghị định 125/2020/NĐ-CP (bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC).
Thay đổi thông tin đã đăng ký (đổi loại hóa đơn, đổi nhà cung cấp…): khai lại Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT, quy trình như trên (Điều 6 khoản 4).
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Ai dùng?
Tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh bán hàng, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng: trung tâm thương mại, siêu thị, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy), ăn uống, nhà hàng, khách sạn, vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, nghệ thuật, vui chơi giải trí, chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác (Điều 6 khoản 1 điểm c Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
Nếu đã đăng ký hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn máy tính tiền.
Đặc điểm
| Hóa đơn từ máy tính tiền | |
|---|---|
| Chữ ký số | Không bắt buộc |
| Thông tin người mua | Chỉ ghi khi người mua yêu cầu: tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh cá nhân/số điện thoại |
| Gửi người mua | Tin nhắn, email, đường dẫn hoặc mã QR để tra cứu, tải về |
| Gửi dữ liệu cho cơ quan thuế | Cuối ngày |
| Giá trị với người mua | Là hóa đơn hợp pháp để tính chi phí khi tra được trên hệ thống của cơ quan thuế |
| Lập sai | Chỉ được thay thế, không điều chỉnh |
Căn cứ: Điều 8 khoản 9, Điều 10 khoản 4, Điều 15 khoản 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; Điều 10 khoản 1 điểm c Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Máy tính tiền phải có kết nối, chuyển dữ liệu với cơ quan thuế. Lập hóa đơn từ máy tính tiền không có kết nối bị phạt 4 – 8 triệu đồng (mức với tổ chức) – Điều 24 khoản 4 điểm g Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Ví dụ
Quán cà phê của anh Tùng (hộ kinh doanh, doanh thu dự kiến 1,5 tỷ đồng/năm) thuộc diện bắt buộc dùng hóa đơn điện tử (doanh thu trên 1 tỷ) và bán trực tiếp cho người tiêu dùng nên phù hợp dùng hóa đơn từ máy tính tiền. Mỗi lần khách thanh toán, phần mềm bán hàng in phiếu kèm mã QR; khách là công ty yêu cầu thì nhập thêm mã số thuế. Cuối ngày, phần mềm tự gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.
Người mua nên làm gì?
- Yêu cầu hóa đơn khi mua hàng; người bán phải lập và giao hóa đơn (Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP).
- Người bán không lập, không giao hóa đơn: có thể tố giác qua eTax Mobile, Cổng dịch vụ công quốc gia; nếu cơ quan thuế xử phạt, người tố giác được xem xét khen thưởng tối đa 10% số tiền phạt, không quá 10 triệu đồng/vụ (Điều 41).
- Hóa đơn người tiêu dùng lấy được tham gia chương trình hóa đơn may mắn của cơ quan thuế (Điều 13 Thông tư 91/2026/TT-BTC).
Bài liên quan
- Hóa đơn điện tử 2026: những thay đổi theo Nghị định 254
- Hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh: ai bắt buộc, khi nào phải đăng ký?
- Thời điểm lập hóa đơn và nội dung bắt buộc
Căn cứ pháp lý
- Nghị định 254/2026/NĐ-CP (Điều 6, 8, 10, 15, 18, 41)
- Thông tư 91/2026/TT-BTC (Điều 6, 10, 13)
- Nghị định 125/2020/NĐ-CP – bản hợp nhất 27/2026/VBHN-NĐ-BTC (Điều 24)
Tra cứu toàn văn tại mục Văn bản pháp luật.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho trường hợp cụ thể. Nội dung cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm viết.