Từ ngày 01/01/2026, hộ kinh doanh ghi sổ kế toán theo Thông tư 152/2025/TT-BTC. Thông tư này thay toàn bộ cách ghi chép cũ bằng một bộ mẫu sổ đơn giản. Bạn dùng mẫu nào tùy vào cách nộp thuế của hộ. Bài này giúp bạn chọn đúng sổ và ghi đúng cách.
Chọn mẫu sổ theo cách nộp thuế
| Trường hợp của hộ | Sổ phải dùng |
|---|---|
| Doanh thu từ 1 tỷ trở xuống (không nộp GTGT, TNCN) | S1a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ |
| Nộp GTGT và TNCN theo tỷ lệ % trên doanh thu (phương pháp 1) | S2a-HKD – Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ theo nhóm ngành |
| Nộp GTGT theo % doanh thu, TNCN theo thu nhập (phương pháp 2) | S2b-HKD, S2c-HKD, S2d-HKD, S2e-HKD |
| Có thêm thuế tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên, bảo vệ môi trường, xuất nhập khẩu, sử dụng đất | Thêm S3a-HKD – Sổ theo dõi nghĩa vụ thuế khác |
S1a-HKD: cho hộ dưới 1 tỷ
Chỉ có 3 cột: Ngày tháng – Diễn giải – Số tiền, cuối kỳ cộng tổng. Bạn có thể ghi từng lần bán hoặc ghi gộp theo ngày.
| Ngày tháng | Diễn giải | Số tiền |
|---|---|---|
| 01/10/2026 | Bán hàng trong ngày | 2.450.000 |
| 02/10/2026 | Bán hàng trong ngày | 3.120.000 |
| Tổng cộng tháng 10 | … |
Sổ này là căn cứ để biết doanh thu có vượt 1 tỷ hay không, và để thông báo doanh thu với cơ quan thuế.
S2a-HKD: cho hộ nộp thuế theo phương pháp 1
Ghi doanh thu theo từng nhóm ngành có cùng tỷ lệ thuế, kèm số hiệu và ngày của chứng từ (hóa đơn). Cuối mỗi nhóm ghi tổng doanh thu, thuế GTGT, thuế TNCN; dòng cuối là tổng thuế phải nộp. Có nhiều cửa hàng thì ghi rõ địa điểm kinh doanh.
Ví dụ một quán vừa bán đồ ăn (nhóm sản xuất, ăn uống: GTGT 3%, TNCN 1,5%) vừa bán nước đóng chai mang đi (nhóm phân phối: GTGT 1%, TNCN 0,5%) thì ghi thành 2 nhóm riêng.
Bộ sổ S2b – S2e: cho hộ nộp thuế theo phương pháp 2
| Mẫu | Tên sổ | Dùng để |
|---|---|---|
| S2b-HKD | Sổ doanh thu bán hàng hóa, dịch vụ | Ghi doanh thu theo nhóm ngành để tính GTGT |
| S2c-HKD | Sổ chi tiết doanh thu, chi phí | Ghi tổng doanh thu, 6 nhóm chi phí hợp lý, chênh lệch và thuế TNCN phải nộp |
| S2d-HKD | Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hóa | Theo dõi nhập – xuất – tồn từng mặt hàng (số lượng, đơn giá, thành tiền) |
| S2e-HKD | Sổ chi tiết tiền | Theo dõi thu – chi tiền mặt và tiền gửi không kỳ hạn từng ngân hàng |
Đơn giá xuất kho trong S2d-HKD tính theo bình quân:
Đơn giá xuất kho = (Giá trị tồn đầu kỳ + Giá trị nhập trong kỳ) ÷ (Số lượng tồn đầu kỳ + Số lượng nhập trong kỳ)
6 nhóm chi phí trong S2c-HKD trùng với 6 nhóm chi phí được trừ – xem bài Chi phí nào được trừ khi hộ kinh doanh tính thuế theo thu nhập?.
Chứng từ kế toán
- Phương pháp 1: hóa đơn và các chứng từ làm căn cứ xác định doanh thu.
- Phương pháp 2: hóa đơn, Bảng kê mua hàng hóa, dịch vụ (khi mua của người bán không có hóa đơn) và các chứng từ khác làm căn cứ xác định doanh thu, thu nhập tính thuế.
Ai ghi sổ, lưu bao lâu?
- Người ghi sổ: chủ hộ tự ghi; hoặc người thân (cha mẹ đẻ, cha mẹ nuôi, vợ hoặc chồng, con, anh chị em ruột); hoặc người quản lý, thủ kho, thủ quỹ kiêm nhiệm; hoặc thuê dịch vụ kế toán (Điều 2).
- Hình thức: sổ giấy hoặc điện tử đều được (Excel, phần mềm).
- Lưu trữ: tài liệu kế toán lưu tối thiểu 5 năm; hóa đơn lưu theo quy định về thuế (Điều 3).
- Được thêm sổ hoặc sửa mẫu cho phù hợp, nhưng phải ghi rõ tên sổ, ngày lập, họ tên và chữ ký của người đại diện hộ.
- Hộ dùng hóa đơn điện tử được cơ quan thuế hỗ trợ tính sẵn số thuế vẫn dùng các sổ này để đối chiếu với thông báo của cơ quan thuế.
Khi cơ quan thuế kiểm tra, hộ có trách nhiệm cung cấp sổ kế toán, hóa đơn, phần mềm bán hàng và tài liệu liên quan (Điều 13 khoản 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP).
Câu hỏi thường gặp
Tôi dùng phần mềm bán hàng, có cần ghi sổ riêng không? Không cần ghi tay nếu phần mềm xuất được báo cáo đúng nội dung của mẫu sổ. Thông tư cho phép lưu trên phương tiện điện tử và cho phép điều chỉnh mẫu, miễn ghi rõ tên sổ và có chữ ký người đại diện hộ.
Doanh thu năm nay vượt 1 tỷ giữa năm thì đổi sổ thế nào? Từ quý vượt ngưỡng, chuyển sang sổ của phương pháp đang áp dụng (S2a-HKD hoặc bộ S2b – S2e). Giữ lại sổ S1a-HKD của các quý trước làm căn cứ.
Phương pháp 2 có bắt buộc ghi sổ tiền (S2e-HKD) không? Có. Thông tư quy định hộ phải mở sổ chi tiết tiền để theo dõi thu, chi tiền mặt và tiền gửi.
Bài liên quan
- Mới mở hộ kinh doanh năm 2026: 7 việc cần làm về thuế
- Cách tính thuế hộ kinh doanh doanh thu 1–3 tỷ: chọn phương pháp 1 hay 2?
- Công cụ tính thuế hộ kinh doanh
Căn cứ pháp lý
- Thông tư 152/2025/TT-BTC hướng dẫn chế độ kế toán hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh (Điều 2 – 7)
- Văn bản hợp nhất 25/2026/VBHN-BTC hợp nhất Nghị định 68/2026/NĐ-CP và Nghị định 141/2026/NĐ-CP (Điều 13)
Tra cứu toàn văn tại mục Văn bản pháp luật.
Bài viết mang tính hướng dẫn chung, không thay thế ý kiến tư vấn cho trường hợp cụ thể. Nội dung cập nhật theo quy định có hiệu lực tại thời điểm viết.